Passer à une clinique 100% sans papier possède plusieurs avantages. En voici 10 qui pourront certainement vous convaincre d’abandonner vos dossiers papier et ainsi vous permettre d’en faire plus dans le cadre de vos fonctions.
1- Économie de temps
La manipulation des dossiers papier prend du temps… beaucoup de temps. Avec une solution entièrement sans papier, vous pourrez ainsi diminuer le temps de manipulation du papier lié à sa recherche, sa classification, son ordonnancement, son épuration et son étiquetage. On estime que le personnel administratif et les cliniciens passent en moyenne de 20% à 35% de leurs temps à la manipulation du papier. Un dossier informatisé permet de réduire considérablement ce temps à moins de 1%. À titre d’exemple, une ressource administrative au taux horaire de 20$ et qui travaille 35 heures par semaine peut ainsi coûter jusqu’à 7280$ par année simplement en manipulation des dossiers papier.
2- Éliminer la perte des documents
Une page du dossier sortie pour faire une copie et qui n’a pas été remise à sa place, un dossier qui s’est égaré en chemin après une consultation, une page ou une radiographie dans un mauvais dossier. Tous ces exemples ne sont qu’une partie de toutes les possibilités de perte de dossier ou la perte d’un document et qui met en péril l’intégrité du dossier patient. Une solution sans papier élimine complètement les risques de perte d’un dossier ou d’un document égaré ou mal classé au dossier.
3- Économie d’espace et d’argent
L’espace physique occupé par tous vos dossiers dans votre clinique est associé à un coût supplémentaire réel. On peut évaluer en moyenne à 100$ le pied linéaire lorsqu’on inclut le coût du mobilier en plus d’un coût récurrent annuel de 3$ par pied linéaire.
4- Mobilité et Portabilité
Dans le monde d’aujourd’hui, les possibilités de consultations à domicile ou l’expansion de votre pratique dans plusieurs points de service devient de plus en plus présent. Une solution sans papier va améliorer la fluidité de l’information dans votre pratique de même qu’à l’extérieur de celle-ci en augmentant la portabilité de vos dossiers. Il ne sera donc plus nécessaire de passer à la clinique pour prendre les dossiers des patients à voir avant votre journée et il sera aussi très simple d’accepter les rendez-vous non planifiés.
5- Amélioration des processus
Une solution sans papier permet également d’améliorer la tenue des dossiers en vous informant des éléments requis manquants ou encore en signifiant les éléments du dossier à terminer. Vos dossier seront donc plus complets et vous n’aurez pas à vous tracasser à savoir si vous avez rempli tous les documents nécessaire. De plus, les différents indicateurs disponibles vous permettront d’être avisé en temps réel de l’état de situation de chacun des rendez-vous et ainsi être en meilleur contrôle du flux dans votre pratique au quotidien.
6- Sécurité
En limitant l’accès au dossier aux personnes concernées seulement, le dossier informatisé sera beaucoup plus difficile à consulter pour ceux qui n’ont pas accès au patient. De plus, une solution sans papier prévient le besoin de faire des copies qui pourraient ne pas avoir été disposées de façon sécuritaire après l’utilisation. Par exemple, imprimer l’horaire de la journée pour en avoir une copie dans chacune des salles d’examen est une brèche de sécurité potentielle si ces copies ne sont pas détruites convenablement ou si elles ne sont pas mises à l’abri des regards pendant la journée.
7- Efficacité
À l’aide de formulaires électroniques intelligents et de rapports intégrés, vous bénéficierez d’une importante économie en temps de manipulation. De plus, vous n’aurez plus de frais d’imprimerie liées aux commandes récurrentes de formulaires papier et de papiers à entête. La classification des documents produits par le biais du dossier électronique est automatiquement pris en compte.
8- Collaboration
La collaboration entre vos confrères référents est beaucoup plus facile en vous permettant de partager l’information désirée entre vous. De ce fait, vos confrères deviennent des contributeurs direct dans l’assemblage de votre dossier patient. Chaque échange sera automatiquement cosigné et sécurisé.
9- Imagerie et photos
Plus besoin d’imprimer ou numériser les radiographies car les images provenant de vos équipements externes peuvent être intégrées automatiquement au dossier du patient et être disponible pour la consultation. De plus, il est possible d’ajouter plus facilement des photos numériques d’une condition particulière sans avoir à l’imprimer pour l’ajouter au dossier.
10- Réduction des frais de correspondance
Avec un dossier où tous les documents sont numérisés ou produits électroniquement, la correspondance par courriel devient alors une solution facile, rapide et économique de partager des informations entre collègues. Vous éliminez donc le temps de manipulation, les frais de photocopies, d’enveloppes et frais postaux. L’ensemble des correspondances est également référencé automatiquement au dossier vous permettant en tout temps de savoir à qui et à quel moment les informations cliniques ont été partagés.
BONUS: Amélioration de votre qualité de vie
Une clinique sans papier va vous permettre de mieux gérer tous les aspects de votre pratique en général. Vous éliminez alors une bonne partie du stress relié à la gestion et la tenue de dossiers. Vous avez omis de produire un document ? Vous désirez savoir si un membre de votre personnel a effectivement rempli le document ou envoyé la communication que vous lui avez demandé avant de partir ? Vous êtes sur le terrain de golf et une urgence nécessite l’accès au dossier ? Aucun stress ! Vous pouvez vous informer en tout temps de l’avancement de chacune de vos demandes ou de vos patients et interagir si nécessaire.